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Grafiscopio
Cómo elaborar cotización formal por servicios gráficos
Cotización, Metodológico, Negociación
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“¿Me puedes enviar cotización?”. Esta es una de las preguntas más frecuentes y complicadas en el ejercicio independiente de profesiones artísticas, sobre todo para quienes desconocen el valor de su trabajo y deben responderla con urgencia, por lo que terminan enviando un simple número que, aparte de poco serio, no refleja en absoluto el contexto, alcances y condiciones asociadas a una determinada tarifa. En suma, el proveedor queda en pésima posición para negociar, pues más de algún cliente podría aprovecharse de tal desconocimiento o pensar que la cifra es un total que abarca bocetos, modificaciones sin límite, etc. Para evitar errores vamos a estudiar la anatomía de una cotización formal y pondremos a disposición de nuestros lectores un documento editable (al final del texto).

QUÉ DEBE INCLUIR UNA COTIZACIÓN O PRESUPUESTO

1) Datos de contacto

En el extremo superior izquierdo del documento deben figurar en orden descendente: nombre completo del proveedor de servicios gráficos (o sea tú), profesión, ciudad, país, teléfono (con código de país y/o ciudad), código ZIP de tu oficina o lugar de trabajo (si va dirigida a clientes extranjeros. Puedes averiguar el tuyo mediante el sitio de Correos Chile), link a tu portafolio y dirección e-mail. Si tienes un logotipo o ícono personal o corporativo, puedes incluirlo arriba de toda esta información, siempre que sea discreto y pequeño. (Nota: el RUT no es necesario, por tratarse de un dato muy personal)

La función de tus datos es facilitar la identificación y procedencia del documento una vez que se imprima o circule fuera del servidor mail.

2) Fecha de emisión de cotización

En el extremo superior derecho anota el día, mes y año en que envías la cotización. P. ej.: “Martes 30 de octubre, 2012″. Este dato es fundamental para dejar constancia de su emisión y, como veremos más adelante, su vigencia.

 3) Título principal

Es una breve descripción -máximo 2 líneas- para dar contexto a la cotización: a qué proyecto y cliente se refiere. P. ej.: “Cotización ilustración proyecto etiqueta botella Coca-Cola”.

 4) Detalle

Es un breve bloque de texto que complementa al título y describe:

  • Las tareas o prestaciones que se realizarán, y sus respectivas tarifas. Para saber cómo presupuestar un proyecto, revisa nuestro artículo.
  • Las aplicaciones específicas que permites por la tarifa propuesta, en tu calidad de titular de derechos de autor.

NOTA:

JAMÁS se extiende una cotización ni se proponen tarifas sin antes conocer los fines o usos específicos que cliente dará a tu obra. De lo contrario, estás “firmando un cheque en blanco”. Por ello es importante que antes de preparar una cotización preguntes a tu cliente dónde, cómo, para qué y por cuánto tiempo será usada tu creación o producto.

 5) Plazos

Toda cotización debe incluir un plazo estimado para desarrollo de etapas y entrega final. Un cliente necesita saber qué está pagando y cuándo podrá ver la obra terminada. Si puede comprenderlo, estará más dispuesto a financiarla. Además, entre las variables que definen la calidad de un servicio está la prontitud. Si ofreces una buena solución de diseño en menos tiempo que el resto de tus pares, te vuelves más competitivo, ergo preferible. Por último, especificar fechas es también útil para ti, pues reduce la chance de que un proyecto se extienda innecesariamente.

Algunos profesionales incorporan a la cotización una carta Gantt, o diagrama cronológico que describe tareas, cuánto tomará hacerlas y cuáles pueden hacerse en forma paralela, para ganar tiempo. La ventaja de este gráfico es que permite programar rigurosamente el proyecto y da a cliente una perspectiva confiable sobre su desarrollo (algo que además te evita reclamos del tipo: «¿cómo sé que efectivamente trabajaste X horas?»)

6) Cobros adicionales

  • Bocetos: indicar tarifa y número máximo de diagramas o bocetos que definirán la obra final
  • Correcciones: indicar tarifa y número máximo de instancias de corrección posteriores a obra terminada.
  • Gastos asociados a cumplimiento de labores: indicar tarifa por gastos de traslación (movilización propia o transporte aéreo, terrestre o marítimo) y/u hospedaje, cuando sea necesario. Así mismo y de ser preciso, advertir que tarifas se refieren exclusivamente a la ejecución de una tarea o diseño, y no comprenden arriendo de estudios fotográficos, contratación de personal, ni compra de insumos o materiales. Otra opción es indicar que dichos gastos corren por cuenta de cliente

7) Forma de pago

Señalar que el pago por servicios gráficos -expresado en UF (Chile) o monto LÍQUIDO (extranjero)- se divide en 2 etapas:

  • Adelanto de al menos 30% de tarifa total antes de iniciar labores.
  • Pago del resto a contra-entrega (es decir, una vez que entregues el trabajo terminado) o en un plazo no superior a 30 o 60 días (dependiendo de la magnitud de la tarea).

NOTA: es MUY importante que tanto una cotización como un contrato especifiquen fechas de pago, de lo contrario queda abierto un flanco para retrasos.

8) Contrato

Para proyectos de cierta envergadura conviene indicar que trabajas con Contrato de Prestación de Servicios Profesionales a Honorarios, donde quedarán estipuladas formalmente las condiciones mencionadas en cotización, más los detalles sobre Propiedad Intelectual (y otros específicos de cada proyecto). Nunca está de más recalcar que Cotización y Contrato son documentos distintos, aunque complementarios, pero aquella no reemplaza de ningún modo a este último.

9) Vigencia

Dado que el paso del tiempo produce variaciones o depreciación en cualquier tarifa, una cotización debe tener vigencia limitada y estipulada con claridad. P. ej.: “La presente cotización tendrá una vigencia de 2 semanas contadas a partir de la fecha en que fue emitida”. De este modo, cuando un cliente tarda más del tiempo señalado en tomar una decisión, corresponde emitir una nueva cotización con tarifas actualizadas y/o reajustadas.

10) Cierre

La norma es cerrar una cotización tal como finaliza una carta: “Atte., Juan Pérez, Diseñador Gráfico”. También se recomienda agregar una línea en el extremo inferior de la última página, que mencione a tu contacto en la empresa que solicita tus servicios. P. ej.: “se extiende esta cotización a petición de Pedro González, Agencia XYZ”. Aparte de una convención de cortesía, el objeto de este punto es designar un contacto, alguien a cargo de la negociación por si el documento se “traspapela” y te preguntan con quién hablaste, como suele ocurrir en empresas grandes con múltiples departamentos o jefaturas.

11) Extensión

En la medida de lo posible, limitar cotizaciones a un máximo de 2 carillas (tamaño carta), para facilitar su lectura e impresión. No es recomendable extenderse demasiado en descripciones o condiciones que luego se detallarán en Contrato. Después de todo, y por formal que sea, una cotización no garantiza que el cliente nos asigne la tarea, por lo que debemos ser precisos y concisos.

Confiamos en que esta información sea de utilidad al momento de cobrar por tu primer o próximo encargo. Puedes descargar nuestro modelo de Cotización Formal desde estos links:



  1. Que buena iniciativa. Sobre todo para los que están empezando.
    El único detalle que creo se podría modificar es los % de facturación.
    En vez de un 30/70
    Creo que es mejor un 30 inicio /50 entrega fecha acordada / 20 Post detalles ( no modificaciones).

    Saludos!

  2. Buenisimo! demasiado útil! ahora a aplicarlo!

  3. Grán aporte, entiendase que hay que ser muy puntuales en el asunto del cobro y aclarar cargos a la hora de hacer cambios. Muy completo el artículo, Saludos

  4. Apoyo 100% todo lo que nos resguarde de clientes con proyectos poco claros y mal entrega de la información.
    Ahora seria un gran aporte una tabla tipo de tarifas para cobrar. No existe nada así, por lo menos yo no lo vi nunca ni en Chile ni en Europa cuando trabaje en publicidad y diseño.Creo que es un problema universal.
    Entiendo que cada proyecto es diferente y se manejan los valores en la negociación con el cliente pero tener tarifas estandarizadas seria ideal para poder partir de una base cobrando.
    Saludos

  5. Un buen aporte, pero creo que falta lo más importante y donde muchas veces quedamos entrampados, especialmente los principiantes. Yo llevo poco tiempo prestando servicios gráficos de independiente y lo que más me ha costado es darle valor al trabajo propio. Saber cuanto uno puede y debe cobrar. Generalmente ha sido el cliente el que pone el precio y uno lo negocia un poco pero claramente es él el que lleva la batuta.

    Más difícil es cuando uno debe valorar su trabajo a partir del tipo de cliente y el uso que le dará a su trabajo. Nadie quiere terminar vendiendo un logo famoso a 35 dolares (Nike).

    Aunque nunca es bonito hablar de plata, creo que es importante para un novato saber cuanto debería empezar cobrando por cada trabajo y las diferentes aristas que influyen en ese cobro más allá de las horas de trabajo implementadas.

  6. Estimado Marcelo escuchaste las plegarias de los creativos, que siempre cojeamos en la formalidad.
    ¡Excelente Iniciativa, esta página se acaba de convertir en mi Biblia!

  7. Nati dicho el abril 24, 2013

    Gracias! Gran aporte. Se puede adaptar a distintos servicios. Te pasaste.

  8. gracias!! de mucha ayuda

  9. Excelente guía para los que apenas empezamos a vender nuestros trabajo, se necesitan de muchos artículos como estos en Internet.
    Saludos desde Colombia.

  10. Una consulta.
    Esta todo mas que claro, pero, ¿como especificarle al cliente que la cotización es solo por servicio y no por producción (impresiones, ploteos, etc.) si fuese así el caso?

  11. Hola muchas gracias por este aporte es muy valioso, en especial ahora que estoy enviando cotizaciones por doquier.

    Me llego en el momento preciso.

    Un abrazo

  12. luisa dicho el julio 9, 2013

    Gracias!!! ;)

  13. Gracias por la información! Muy útil!!!
    Que bueno que existan sitios así!!!

  14. Marcelo te pasaste con toda la info, de más que ya lo comenté antes, pero de vez en cuando es indispensable volver x acá. Un abrazo, siempre agradecida por el apoyo.

  15. ¡Muchísimas gracias!

  16. Excelente! muy buenos consejos, gracias!

  17. Gracias, muy útil, sobretodo cuando estamos partiendo.
    Saludos! :)

  18. Muchísimas gracias. Quisiera crear un proyecto tan increíble como el de ustedes, en algún momento será.

    Éxitos!

  19. foco dicho el abril 22, 2014

    Bien muchachote y muchas gracias.

  20. Muchas gracias por el artículo!

  21. Esta muy completa y sin duda aplica a cualquier país, mis felicitaciones por este site, esta muy bueno continuaré leyendo tus artículos que son de gran ayuda

  22. Muchas Gracias por su ayuda, excelente plantilla….

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