La reunión con cliente
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May
25
Grafiscopio
La reunión con cliente
Cliente, Metodológico, Negociación
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Hay tareas que un cliente puede y prefiere negociar vía mail. Se trata de encargos simples o presupuestos pequeños, donde una reunión está de más. En cambio, los proyectos o campañas de cierta envergadura exigen, por su complejidad, una organización o plan de acción que sería engorroso explicar vía mail. Además llevan implícito un grado de compromiso (por ej.: confidencialidad para no divulgar aspectos y procesos de la campaña, marca o producto) que hace necesaria una reunión, para conocer a quien se hará cargo del trabajo. En lo personal, llevo más de 10 años negociando directamente con clientes, por lo que he aprendido un par de cosas sobre el momento en que nos citan.

Presentación

“Como te ven, te miran”. Podemos discutir esta fórmula popular, pero a la hora de presentarnos ante cliente, no cabe duda que juega su papel. La formalidad en el vestir y una apariencia impecable transmiten señales tácitas que determinan el trato y hasta el pago. Muchos diseñadores y profesionales de carreras artísticas estamos mal acostumbrados a andar demasiado cómodos o vestir informalmente, lo que da impresión de recién egresados sin mucho billete, y desesperados por cualquier pega. Es difícil que te tomen en serio si llevas zapatillas, barba de tres días o jeans, salvo que tu aspecto general sea un casual elegante, o tu currículum sea el de un creativo reputado. Hazme caso: invierte en una buena chaqueta. No te preocupes si luces demasiado formal en una reunión distendida. En materia de presentación personal, es mejor que sobre a que falte.

Puntualidad

Llegar tarde a la primera reunión es predisponer a cliente en tu contra. Demuestra falta de interés y de rigor, lo que puede amenazar tu continuidad en el proyecto. Intenta siempre llegar con al menos 10 minutos de adelanto. Si calculas que llegarás atrasado o que te espera un enorme taco de tránsito, llama a cliente o a tu contacto y explícale que vas en camino. Nada peor que esperar a alguien sin saber si efectivamente viene o si nos está haciendo perder tiempo por las puras.

Portafolio

Nunca olvides llevar una muestra de tu trabajo, sea impresa o en Notebook, para cualquier reunión con cliente. Aparte de mostrar tus credenciales y capacidad para abordar el encargo, este puede ser un buen truco para romper el hielo y distraer momentáneamente su atención. Además, no descartes que alguna de tus obras sorprenda o active ideas para otros proyectos. Eso sí, intenta enfocar el portafolio que presentes a la temática, cliente o línea del encargo para el cual te han citado a reunión.

Foco en el cliente

Jamás seas tú quien tome la iniciativa, por lo menos en los primeros minutos de una reunión. Espera a que te ofrezcan asiento y deja que cliente hable. Una negociación es igual que una partida de ajedrez: primero debemos conocer a nuestro “oponente”, sus motivaciones, necesidades y limitaciones. Mientras más información suelte, más fácil será descubrir sus puntos débiles, para contraatacar con ideas que acierten en el blanco del proyecto mismo o del cliente como individuo. Estudia su personalidad: si es un tipo vanidoso, con elogiarlo tendrás ganada la mitad de la reunión. Si entiende poco sobre comunicación visual, estarás en mejores condiciones de orientarlo, en tono amable, nunca pedante ni dando cátedra de tecnicismos gráficos que desconoce o no le interesan. Ante todo, mantén la mirada puesta en tu interlocutor, con gesto cordial y comprensivo, nunca severo ni hastiado.

Anotar

No confíes en tu buena memoria. A cualquier reunión lleva una libreta de apuntes y toma nota, incluso de detalles aparentemente insignificantes. De todos ellos puede surgir una propuesta, y no es extraño que en el curso de una reunión tu cliente mencione ideas contradictorias. Luego puedes preguntarle, para que te aclare qué opción tomar.

Personalmente, siempre pido a cliente un brief con las instrucciones o referencias (textuales o visuales) más importantes que se hablaron en la reunión. De esta forma tengo una pauta clara y objetiva sobre lo que desean, y ante cualquier situación diré que me he ceñido a lo estipulado.

Proponer

Muchos profesionales gráficos cometen el error de adoptar una actitud pasiva y obediente en reuniones, como el reportero que se limita a registrar lo que dice la fuente. Sin darse cuenta, están dando a entender que son meros ejecutantes, sin iniciativa ni sesos. Al contrario, un auténtico profesional debe proponer, incluso si ello implica enfrentar a cliente en ciertos puntos. Ortega y Gasset escribió que “la gente siempre sabe lo que quiere, pero no siempre sabe lo que necesita”, y esto es particularmente cierto para muchos clientes que creen que por financiar un proyecto lo tienen claro. A veces, ni ellos mismos saben lo que quieren o de qué hablan, y si no propones, te verás a menudo desarrollando un encargo sin pies ni cabeza.

Tacto social

Uno de los mejores dividendos de exponerse continuamente a reuniones con clientes es que te permite desarrollar tacto social, esa capacidad para evaluar la temperatura y presión atmosférica de un grupo humano o de algún individuo en particular, para adaptarte y sacar el mejor partido de él o ellos. Quienes evaden este tipo de instancias tienden a ponerse muy ansiosos cuando les toca, sintiendo que se juegan la vida en cada negociación, o que deben complacer a cliente a toda costa para ganarse la pega. El tacto social permite ajustar nuestra actitud y reacciones, sabiendo cuándo ceder y cuándo presionar, cómo distribuir nuestro interés entre los asistentes a la reunión, cuándo decir sí y cuándo negarse, qué tanto esforzarnos por establecer un punto sin latear, etc., para finalmente abandonar la sala sintiendo que ganamos la partida.

La pausa necesaria

Nunca firmes documentos ni propongas tarifas en la primera reunión. Tampoco comprometas tu participación en el proyecto sino hasta después de estudiar sus alcances, magnitud y condiciones. Es normal que durante la reunión no seamos conscientes de todos los aspectos del encargo, por estar demasiado ocupados tomando nota o atentos a varios estímulos. A veces también ocurre que en el transcurso de la misma nos enteramos de condiciones que no nos satisfacen o que el proyecto no nos interesa o escapa a nuestras capacidades. Sería poco profesional decirlo en ese mismo momento. Lo mejor es que al final de la sesión pidas un día para evaluar la tarea, comentar ciertos puntos más delicados (como tarifas o condiciones) y ofrecer una contrapropuesta, vía mail o telefónica.

En suma, confía en tus capacidades pero no las sobreestimes. Muéstrate seguro, pero servicial. Te deseamos toda la suerte en tu primera o próxima reunión de negocios.



  1. gaby dicho el Mayo 29, 2012

    Igual, todavía me da miedo ir a una reunión con un cliente T_T

  2. Me parece un buen artículo que recuerdan que además de creativos somos profesionales y debemos cuidar nuestra imagen. XD Me alegra haberla leído y estoy seguro mejorare en mis próximas entrevistas! Muchas gracias!

  3. Mucha razón, independiente el rubro del cliente…Por ejemplo yo tuve de cliente a soft-secret, una revista de cultura canabica, y por ese hecho llegué dicharachero….y al final perdí al cliente, porque no me mostré profesional.

  4. Muy bueno el post. Me ha resultado util.

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