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Orden de Compra: qué es y para qué sirve
Comercial, Metodológico, Negociación
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Ya hemos estudiado diversos documentos que un creativo emplea para negociar formalmente: cotización, contrato, carta Gantt y brief. Ahora vamos a analizar uno bastante popular: la Orden de Compra (OC).

1) ¿QUÉ ES UNA OC?

Como explica este artículo de Chron Small Business, la Orden de Compra (Purchase Order o PO, en inglés) es un documento que acredita el vínculo entre un proveedor (p. ej., de servicios profesionales gráficos) y un comprador (cliente, quien pagará más tarde). Detalla los productos o tareas que el comprador adquiere a un determinado precio, la fecha de entrega y términos de pago.

2) ¿PARA QUÉ SIRVE UNA OC?

El sitio web Educar Chile (plataforma con recursos educativos interactivos) ofrece un completo artículo descargable sobre OC. Ahí explican que, desde el punto de vista del comprador, la principal ventaja de este documento es llevar registro y control de inventario, sobre todo si la compra y venta de mercancías se efectúa en gran volumen. Chron, por su parte, agrega que la OC permite comparar el inventario de compras con el de entregas en forma ordenada y precisa (Ej.: si encargas 10 unidades de algo y recibes solo 6, puedes convocar rápidamente a las partes involucradas y detectar responsabilidades). Pero también comenta que la OC ofrece ventajas para el proveedor, pues este entrega productos o servicios antes de recibir un pago, por lo que la OC sirve como garantía para cobrarlo.

3) ¿CÓMO ARMAR UNA OC?

Hoy en día existe software para crear y administrar OCs (esto último, necesario para empresas que manejan grandes volúmenes de material o proveedores). Además en internet puedes encontrar y descargar plantillas gratuitas (Plantillas Mil, BizTree, Office Formats, etc.) o incluso tutoriales en video que enseñan cómo elaborar una OC en Excel:

El formato convencional de una OC es algo como esto (Fuente imagen: Office Formats.com):

Orden-de-compra

4) ¿TIENE VALIDEZ LEGAL UNA OC?

Según EducarChile, la OC es efectivamente considerada documento legal y vinculante para el comprador si el vendedor efectúa la entrega según lo pactado. En caso de diferencias, la OC sirve como prueba de concordancia entre lo que ambas partes acordaron. Dado que un error en la OC no puede ser atribuible al vendedor, es importante que su redacción sea clara y correcta.

5) ¿REEMPLAZA AL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS?

Sí y no. Hemos visto que la OC tiene validez legal, por tanto es una modalidad contractual entre dos partes. Sin embargo, un contrato de prestación de servicios a honorarios incluye aspectos que exceden a una OC, como p. ej., cláusulas sobre Propiedad Intelectual o derechos (la forma en que puede ser usado un diseño u obra visual). Sobre esto advierte el abogado Rodrigo Lavados: «En Chile, la realidad en esta materia es muy informal; las relaciones entre agencias publicitarias operan con órdenes de compra y encargos, pero en general no hay contratos, y cuando hay, no se refieren específicamente al tema derechos». Por lo mismo puedes manejar ambos por separado o bien integrarlos, tal como recomiendan en Lynda.com sobre cotización y contrato: fundirlos en un solo documento, que resulta menos engorroso para negociar con clientes.



  1. cecil dicho el Enero 4, 2017

    qué pasa cuándo una órden de compra no se cumple y la reserva ya estaba lista, ejemplo en un hotel
    ejemplo generan una órden de compra con fechas, y habitaciones que ocuparán y luego no la requieren.
    que pasa en esos casos?

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