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Nov
14
Grafiscopio
Lector pregunta: ¿Qué hago si un cliente no me paga después de 30 días?
Cliente, Negociación, Pregunta
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Por Twitter, el lector Sephko nos pregunta:

“¿Qué hago si un cliente no me paga después de 30 días de emitida la boleta de honorarios?, ¿La cancelo?”

Estimado:

En este negocio los retrasos son pan de cada día. Por lo mismo conviene tomar precauciones y acostumbrarse a negociar todo tipo de encargos con anticipo de 50% del monto total (para paliar cualquier incumplimiento de pago o descubrir de antemano a un mal cliente, cuando se niega a anticipos) y contrato donde se estipule claramente una fecha de pago (este documento puede ser valiosa prueba a tu favor en caso de demanda).

No olvides que es fundamental pactar una fecha (incluso por mail, pues este medio también tiene validez legal como prueba); de lo contrario un cliente inescrupuloso podría argumentar: “yo dije que iba a pagar, pero nunca dije cuándo.”

Algunos clientes y empresas pagan a contraentrega, es decir, apenas reciben el producto o finaliza el proyecto. Pero la mayoría -especialmente PyMEs- se rige por la convención ampliamente aceptada de cursar pagos a 30 días. Las grandes empresas, por su parte, pueden hacerlo incluso a 60, 90, 120 o 150 días (por el nivel en que invierten y la complejidad de su aparato administrativo), lo que representa un dolor de cabeza para sus proveedores más pequeños, sobre todo freelancers. Esto explica que el Gobierno fomente un plan de pago justo, en un plazo no mayor a 30 días, como reconocimiento al aporte que los pequeños hacen a la gran empresa.

Por ningún motivo debes anular la boleta de honorarios, ya que esta acredita que se realizó la prestación de servicios profesionales, para efectos tributarios.

Respecto a qué medidas tomar cuando se retrasa un pago, sugiero sigas los pasos que indico en este artículo. Si ya ha pasado mucho más tiempo del pactado y estás pensando demandar por deuda impaga, puedes leer lo que señalo en este otro artículo. Saludos.

May
31
Grafiscopio
“Cliente no me ha pagado”: la importancia de prevenir
Cliente, Metodológico, Negociación
3
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Muchos, demasiados colegas se quejan o lamentan a causa de un cliente que les debe dinero hace días, meses, años, o que en la práctica nunca pagó. Enseguida buscan ayuda y preguntan qué se puede hacer para forzar un pago pendiente. Hay buenos artículos que orientan sobre cómo enfrentar el caso (p. ej., “qué decirle a un cliente que no paga”, Algo Amarillo, Argentina), pero mejor aun es tomar precauciones: actuar antes de que surja el problema. Esto es lo que pocos hacen.

Sorprende, además, que tantos tropiecen con la misma piedra: una y otra vez denuncian ser víctimas de clientes que no pagan, lo que suena bastante parecido a una adicción (repetir una conducta autodestructiva). Es como si disfrutaran el riesgo o sufrimiento. Nunca aprenden, y de paso mal educan al cliente (que se convence de que así trabajan los freelancers creativos), como muestra esta infografía, cortesía de Fotoseeds.com/Petapixel.com.

Lo importante es que el problema tiene remedio, y muchas de las amargas experiencias que he leído se pueden evitar si practicamos algunas formalidades al momento de negociar:

Anticipo

Pacta siempre anticipo de dinero (50% del total antes de empezar cualquier labor). Esta es la vía más simple para distinguir a un cliente confiable de otro charlatán. Si no tiene dinero en caja chica (o dice que “paga cuando cliente suelte el pago”), es lo mismo que estés apostando en el casino, donde por cierto trabajas menos y te diviertes más.

Como dije en otro artículo, hay quienes temen pedir anticipo o desisten apenas cliente frunce el ceño. Esto, que puede ser comprensible viniendo de un amateur, no cabe entre especialistas, y a menudo obedece a necesidad o baja autoestima (personal y/o profesional), lo que impide negociar de igual a igual. Las razones para pedir anticipo son tan evidentes que no admiten explicaciones: 1) adquisición de recursos materiales o humanos para realizar la tarea, 2) garantía de pago o kill fee (compensación en caso de que se cancele el proyecto), según advierte Jacci Howard Bear (About.com) en este artículo.

Contrato

Firma contratos de prestación de servicios a honorarios (como el que ofrecemos), donde se estipulen claramente las condiciones del trabajo: fechas de entrega, número máximo de correcciones, hitos de pago, plazos de pago, derechos. Además, conviene firmar este documento ante notario, para darle validez pública (frente a terceros), no solamente privada (entre las partes), ya que un cliente inescrupuloso podría luego argumentar que la del documento “no es su firma”. El contrato favorece a ambas partes -obligándoles a cumplir lo acordado- y es una poderosa arma a nuestro favor en caso de litigio.

Algunos profesionales consideran exagerado firmar contrato para todo tipo de trabajos (personalmente lo aplico en proyectos de cierta magnitud, con presupuestos superiores a $300.000), pero otros, como Bryce Bladon, sugieren usarlos para cualquier encargo.

Nunca negociar informalmente

Jamás negocies “a lo compadre”, aunque se trate de amigos o gente de aparente confianza, sobre todo si es primera vez que trabajas para ellos. Tampoco mediante simples tratos de palabra, o vía telefónica. Procura que todos los temas críticos (plazos, pagos, condiciones, derechos) queden estipulados por escrito, al menos en un correo electrónico, que tiene validez legal como prueba y que en caso de ser alterado puede constituir figura penal.

Informarse

Estudia bien la Ley Nº 17.336 de Propiedad Intelectual chilena (o la de tu país), para saber cuáles son tus derechos como creador de obra gráfica, visual o audiovisual; cuándo se han infringido y a qué sanción -multa o incluso presidio- se exponen los que utilizan tu creación sin autorización.

La necesidad es mala consejera

Ciertos colegas estafados dicen que la necesidad les impidió rechazar un encargo en condiciones poco claras, o exigir que se aclaren. Lo que no comprenden es que ejecutar la tarea -sin pactar condiciones formales- no garantiza el pago que supuestamente cubrirá su necesidad. Y si ese pago llega muy tarde, se ha depreciado. Por cierto, hay un costo de oportunidad que también representa pérdida, pues el tiempo que te tomó hacer ese trabajo pudo aprovecharse para conseguir otro cliente. Me dirás que otro cliente es algo posible, mientras que el actual es algo cierto. Respondo: si te debe dinero hace meses, ¿qué tan cierto era?

Conclusiones

En suma, la mejor forma de acabar con los “chantas” del medio no es solo -o no tanto- denunciarlos cuando ya han actuado, sino neutralizarlos antes de que cometan la irregularidad o infracción, y para eso debemos tomar medidas nosotros, no esperar a que ellos recapaciten o se informen. A veces nos preocupa espantar a un cliente con formalidades, pero todas las precauciones que no tomamos por temor o desidia se pagan caro cuando nos timan o debemos esperar años para que salga un pago pendiente.

Es fácil victimizarse, y culpar a un cliente por su falta de ética profesional, pero esto encubre otra conducta del adicto: la negación. Para resolver el problema debemos empezar reconociendo que nos equivocamos al aceptar un trabajo en condiciones informales. De este modo seremos capaces de mirar en perspectiva y tomar precauciones para la siguiente oportunidad, algo fundamental para que nuestras profesiones sean respetadas, pues mientras la mayoría negocie informalmente, seguirá colaborando para que existan malos clientes.

Mar
21
Grafiscopio
Hacerse respetar en 6 puntos
Cliente, Metodológico, Negociación
5
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Resulta por lo menos curioso que muchos freelancers exijan “respeto” de parte del cliente, cuando ellos mismos colaboran para que sea transgredido. Seguro que esta declaración provoca rechazo entre quienes acostumbran o prefieren endosar a un tercero la responsabilidad por lo que les ocurre. Una lógica de negación que perpetúa el vicio.

Bien por necesidad o miedo a perder un cliente, varios colegas distorsionan la actitud servicial, convirtiéndola en una actitud servil que tendrá repercusiones, a menos que enfrenten el problema. Revisemos seis situaciones habituales en que un profesional debe aprender a rayar la cancha.

1) Anticipo

Hay quienes temen pedir anticipo o desisten apenas cliente frunce el ceño. Esto, que puede ser comprensible viniendo de un amateur, no cabe entre especialistas, y a menudo obedece a necesidad o baja autoestima (personal y/o profesional), lo que impide negociar de igual a igual. Las razones para pedir anticipo son tan evidentes que no merecen explicación: 1) adquisición de recursos materiales o humanos para realizar la tarea, 2) garantía de pago o kill fee (compensación en caso de que se cancele el proyecto) como advierte Jacci Howard Bear en este artículo.

2) Fecha de pago 

Al negociar, muchos colegas se concentran en 2 ítems: tarea y monto, desestimando el más crítico: cuándo recibirán ese monto. Tal descuido precede al clásico reclamo: “cliente me debe dinero”. Para evitar todo ello es importante pactar por escrito una fecha límite, especialmente en negociaciones del tipo “pagamos cuando cliente suelte el dinero”. Ya vimos que en acuerdos civiles este argumento de agencias es legítimo, pero ojo: si cliente nunca habló de una fecha específica, es imposible exigirla, lo que le da ventaja en un juicio por cobro de honorarios (“yo dije que voy a pagar, pero no dije cuándo”). De ahí la importancia de estipularla.

3) Contrato

Cuando no es por desconocimiento, sorprende la renuencia de muchos freelancers a trabajar con contrato. No quieren hacer ruido que pueda espantar a cliente, o confían demasiado en la palabra empeñada, o simplemente les da flojera el trámite. Por cierto que no todo acuerdo civil requiere contrato formal (se puede obviar en trabajos sencillos por montos pequeños), pero un proyecto de cierta relevancia o duración debe apoyarse en esta potente arma legal, y que sea firmado ante notario, para darle validez pública (no solo privada); de lo contrario se abona terreno para pagos atrasados y todo tipo de fastidios.

4) Llamadas telefónicas

Puede que sean más humanas y directas, pero yo evito las llamadas telefónicas, empezando por el motivo que alguna vez oí decir a Leo Prieto: obligan a prestar atención y dejar de lado otras tareas. Además, parte de la información se pierde o distorsiona y tampoco sirven como prueba en un litigio. Ahora, si cliente insiste, lo que hago es registrar el tiempo y advertirle claramente que: 1) sólo hablaré un máximo de 15 minutos, pues debo atender otros asuntos, 2) temas críticos no serán discutidos por teléfono, sino por escrito.

5) Horarios de atención a cliente

El peligro de responder mails a cualquier hora o día es que mal interpreten o abusen de tu buena disposición. Tu conducta debe informar que trabajas de 9 a 6, de lunes a viernes. Horario de oficina convencional. Puede que suene intolerable para quienes alegan ser “sus propios jefes”, pero cuando no lo hacen, terminan siendo “sus propios empleados” y pronto se ven trabajando hasta tarde, corrigiendo o respondiendo mails, incluso un domingo por la noche. Recuerda: tú fabricas a un mal cliente al darle privilegios excesivos.

6) Reuniones

Aunque parezcan simple conversación, las reuniones son trabajo. Implican tiempo, gastos de traslación, toma de apuntes y un costo de oportunidad (ese lapso podría emplearse para adelantar labores o negociar otro encargo); ergo, deben ceñirse a ciertas formalidades: el tiempo máximo de espera -por un proveedor o cliente- debería ser de 15 minutos, pasados los cuales la reunión se da por cancelada o se re-agenda. En total no debería superar las 1,5 hrs, para optimizar el intercambio de información y enfocarse en lo crucial. Detalles pueden -y deberían- negociarse a posteriori, por escrito. Además, sugiero pactar un número máximo de reuniones gratis para proyectos largos, por los motivos que explico al comienzo de este punto.

Conclusión

Si quieres ser respetado en esta profesión, comienza por dar el ejemplo. No temas caer mal cuando es tu reputación lo que está en juego. “Que me odien, con tal que me respeten”, decía el emperador romano Tiberio, en un certero aforismo. En el mejor de los casos, la condescendencia puede hacer que un cliente te tenga cariño o compasión, pero el respeto es otra cosa, y una vez perdido es bien difícil recuperarlo. Por ello es importante negociar como el jugador de póker: sin mostrar tus cartas. Lo peor que puedes hacer es dar a un cliente la impresión de que es el único en tu horizonte, pues le otorgas poder sobre ti. Una dosis de orgullo y dignidad son necesarias para sobrevivir en la pecera del mercado. Y recuerda que si bien tu contraparte tiene el dinero, tú tienes la solución a su problema y los derechos de autor de la obra o producto realizado. Estáis en igualdad de condiciones.

Sep
27
Grafiscopio
Lector pregunta: cómo boletear o facturar pago de anticipo
Metodológico, Pregunta, Tributario
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Por Facebook el lector Andrés González nos pregunta:

“Si hago un trabajo de diseño, al facturar o tirar boleta, ¿Cómo hago con el 50% de adelanto que debo pedir?, ¿Lo incluyo en la boleta final?, ¿Hago dos boletas, una para el adelanto y otra a contraentrega?”

 

Estimado Andrés:

A nivel tributario, el porcentaje en adelanto al que te refieres se llama anticipo a proveedores (pago adelantado por un producto o servicio profesional que se encuentra en proceso de creación o fabricación). Tales anticipos se pactan entre las partes y su objeto es asegurar la compra y/o mantener el precio de las mercaderías.

No es obligatorio que el proveedor -en este caso, tú- emita boletas, facturas ni pague IVA por anticipos recibidos. Basta documentar la operación con simple recibo de dinero y emitir una sola boleta o factura al momento de entregar el trabajo terminado.

Nota: un Contrato de prestación de servicios sirve entre otras cosas para dejar constancia de que se pagará un anticipo antes de iniciar labores.

Boleta de honorarios

Según el Servicio de Impuestos Internos (SII), al momento de emitir boleta (tras terminar y entregar el trabajo o diseño) puedes indicar en el casillero “detalle de prestación” que recibiste un anticipo por tal o cual cantidad. Con eso basta. También existe opción de emitir 2 boletas (una por anticipo y otra a contraentrega), pero en este caso cada una queda afecta a retención del 10% por parte de tu cliente. Si él está de acuerdo en que emitas 2 boletas, no hay problema.

Factura

Para información más detallada sobre el tema facturación (IVA) por anticipos (especialmente en caso de que el proveedor opte por emitir factura por los anticipos recibidos de sus clientes) recomendamos leer este artículo, publicado por don Juan Carlos Moscoso, Ingeniero y Contador.

Por su parte, el Colegio de Contadores de Chile señala en el apartado Preguntas frecuentes: anticipo a proveedores de su sitio web: “estos anticipos, a nuestro entender, constituyen préstamos de dinero entre comprador y vendedor y (…) por consiguiente los intereses cobrados no constituirían hecho gravado con IVA. Estos anticipos posteriormente se dan de abono al pago total de compra, debiendo el productor (proveedor, en este caso, tú) facturar la venta con IVA por el valor total, aunque la empresa desembolse en ese momento sólo la diferencia.”

Confiamos en haber despejado tus dudas. Saludos.