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Ene
12
Grafiscopio
Los 5 documentos para negociar proyectos
Cliente, Metodológico, Negociación
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A lo largo de varios años en funciones (2012 hasta el presente), Grafiscopio ha aportado recursos para formalizar el desempeño profesional, reduciendo así la posibilidad de que sigan ocurriendo prácticas irregulares derivadas de negociaciones informales. Entre otro material hemos publicado una serie de documentos imprescindibles para negociar cualquier proyecto del área creativa. Este artículo recopila los 5 principales (descargables y editables), para consulta rápida:

  1. CONTRATO TIPO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES A HONORARIOS (*): fija condiciones por escrito y define el tipo de tarea, forma y fecha de pago, derechos intelectuales asociados, limita número de ajustes. Revisado por abogado especialista en Propiedad Intelectual.
  2. ORDEN DE COMPRA (OC): de utilidad para ciertas áreas o proyectos. Documento con validez legal y vinculante. Advertencia: no reemplaza al contrato.
  3. COTIZACIÓN O PRESUPUESTO FORMAL: para desglosar el cobro por servicios profesionales creativos asociados a un determinado proyecto.
  4. CARTA GANTT: para programar el desarrollo de un proyecto
  5. BRIEF CREATIVO: define exactamente qué necesita el cliente o en qué consiste un proyecto, permitiendo proponer tarifa adecuada y administrar correctamente los recursos asociados.
Recuerda que SIEMPRE será preferible poner por escrito las condiciones en que va a desarrollarse un proyecto, ya que esto previene interpretaciones arbitrarias y garantiza que ambas partes (cliente y prestador de servicios profesionales) jueguen sobre un tablero transparente y bien definido.

Si consideras que esta información ha sido de utilidad, por favor ayúdanos a difundirla para que la negociación en estos términos sea norma y no excepción.

(*) No confundir con Contrato Individual de Trabajo

 

Mar
9
Grafiscopio
Orden de Compra: qué es y para qué sirve
Comercial, Metodológico, Negociación
4
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Ya hemos estudiado diversos documentos que un creativo emplea para negociar formalmente: cotización, contrato, carta Gantt y brief. Ahora vamos a analizar uno bastante popular: la Orden de Compra (OC).

1) ¿QUÉ ES UNA OC?

Como explica este artículo de Chron Small Business, la Orden de Compra (Purchase Order o PO, en inglés) es un documento que acredita el vínculo entre un proveedor (p. ej., de servicios profesionales gráficos) y un comprador (cliente, quien pagará más tarde). Detalla los productos o tareas que el comprador adquiere a un determinado precio, la fecha de entrega y términos de pago.

2) ¿PARA QUÉ SIRVE UNA OC?

El sitio web Educar Chile (plataforma con recursos educativos interactivos) ofrece un completo artículo descargable sobre OC. Ahí explican que, desde el punto de vista del comprador, la principal ventaja de este documento es llevar registro y control de inventario, sobre todo si la compra y venta de mercancías se efectúa en gran volumen. Chron, por su parte, agrega que la OC permite comparar el inventario de compras con el de entregas en forma ordenada y precisa (Ej.: si encargas 10 unidades de algo y recibes solo 6, puedes convocar rápidamente a las partes involucradas y detectar responsabilidades). Pero también comenta que la OC ofrece ventajas para el proveedor, pues este entrega productos o servicios antes de recibir un pago, por lo que la OC sirve como garantía para cobrarlo.

3) ¿CÓMO ARMAR UNA OC?

Hoy en día existe software para crear y administrar OCs (esto último, necesario para empresas que manejan grandes volúmenes de material o proveedores). Además en internet puedes encontrar y descargar plantillas gratuitas (Plantillas Mil, BizTree, Office Formats, etc.) o incluso tutoriales en video que enseñan cómo elaborar una OC en Excel:

El formato convencional de una OC es algo como esto (Fuente imagen: Office Formats.com):

Orden-de-compra

4) ¿TIENE VALIDEZ LEGAL UNA OC?

Según EducarChile, la OC es efectivamente considerada documento legal y vinculante para el comprador si el vendedor efectúa la entrega según lo pactado. En caso de diferencias, la OC sirve como prueba de concordancia entre lo que ambas partes acordaron. Dado que un error en la OC no puede ser atribuible al vendedor, es importante que su redacción sea clara y correcta.

5) ¿REEMPLAZA AL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS?

Sí y no. Hemos visto que la OC tiene validez legal, por tanto es una modalidad contractual entre dos partes. Sin embargo, un contrato de prestación de servicios a honorarios incluye aspectos que exceden a una OC, como p. ej., cláusulas sobre Propiedad Intelectual o derechos (la forma en que puede ser usado un diseño u obra visual). Sobre esto advierte el abogado Rodrigo Lavados: «En Chile, la realidad en esta materia es muy informal; las relaciones entre agencias publicitarias operan con órdenes de compra y encargos, pero en general no hay contratos, y cuando hay, no se refieren específicamente al tema derechos». Por lo mismo puedes manejar ambos por separado o bien integrarlos, tal como recomiendan en Lynda.com sobre cotización y contrato: fundirlos en un solo documento, que resulta menos engorroso para negociar con clientes.

Mar
6
Grafiscopio
Obra v/s soporte: algunas precisiones
Cliente, Comercial, Negociación
5
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Buena parte de quienes compran, venden o producen obra gráfica, visual o audiovisual parecen no tener clara la diferencia entre obra y soporte, lo que puede provocar serias consecuencias: infracción a leyes de propiedad intelectual (comprador) o pérdida de dinero (vendedor). Veamos cómo y por qué.

Tanto la definición formal de la Real Academia como la empleada en toda ley de Propiedad Intelectual coinciden en que obra es la creación de cualquier producto intelectual en ciencias, letras o artes. En una palabra, obra es la materialización de una idea, mientras que el soporte sería el medio físico, la superficie donde queda registrada. A ojo del lego no habría distinción entre ambas: una pintura no existiría sin el lienzo en que “reposa”. No obstante, dicha pintura bien pudo hacerse sobre papel o madera (independiente de cuán apropiado sea el material, como evidencia el deterioro de los frescos del monasterio de La Cartuja, España); o ser reproducida por algún medio tecnológico (fotocopia, impresión, estampado, grabado, serigrafía, etc), lo que revela un hecho patente: el soporte no es parte constitutiva, sino circunstancial de la obra, especialmente en el ámbito de las obras digitales. Al respecto, recomendamos leer la distinción entre obra y soporte material aportada por el CERLALC (Centro Regional para el Fomento del Libro en América Latina y el Caribe).

Cuando la tarifa es independiente del soporte

Algunos clientes y proveedores de servicios gráficos piensan que es correcto pagar o cobrar menos por una obra aplicada a medio digital (p.ej., banner web) en comparación con la misma llevada a medio impreso (p.ej., gigantografía), argumentando que la primera es “más pequeña” o de resolución inferior (72 dpi en lugar de 300 dpi), o no implica reproducciones. Salvo casos en que la escala guarda directa relación con la complejidad o nivel de detalle de la obra encargada, este argumento no tiene justificación, dado que el valor intrínseco de la obra es independiente del soporte, e incluso un sitio web podría tener más visitas o generar más atención que una gigantografía, como veremos en el siguiente punto:

Cuando el soporte incide en la tarifa

Lo que determina el precio de una obra es, entre otras variables, la cantidad de soportes (formatos) en que será utilizada o reproducida (web, impreso, televisión, etc.), el volumen y vigencia de estos, su grado de exposición y/o el tipo de cliente al que será vendida. En suma, la relevancia y nivel de difusión que tendrá la obra aplicada, independiente de su tamaño.

El que compra es dueño del soporte, no de la obra

Como indica el sitio Revistas Abiertas, en su apartado sobre preguntas de Derecho de Autor, no es lo mismo ser dueño (mediante compra) de una obra que tener derechos de autor sobre ella. A saber: “Cuando uno es dueño de un libro o de un cuadro o de un archivo computacional, uno es solamente dueño del ejemplar, o sea, del soporte que contiene a la obra. Pero los derechos de autor se ejercen sobre el contenido, sobre la obra, por lo que continúan siendo ejercidos por el respectivo titular de derechos. No basta con ser dueño del ejemplar de libro para copiar tal libro, sino que se necesita una autorización del titular de los derechos o de la ley.”

Esta confusión entre obra y soporte lleva a muchos clientes a usar y reproducir a su antojo el producto gráfico por el que pagaron, olvidando que toda obra intelectual confiere derechos a su autor por el simple hecho de crearla, y que estos no se transfieren de modo automático a quien la compra. Al contrario, para poder usar y reproducir una obra como el cliente desee, debe solicitar al autor una cesión formal de derechos patrimoniales, la que corresponde pactar en cualquier forma contractual y que debería elevar la tarifa mientras más amplias facultades otorgue al comprador.

Derecho de autor y tipos de soporte

Recurriendo a la misma fuente citada en el punto anterior, conviene aclarar que las leyes de Propiedad Intelectual no hacen distinción entre soportes. Es decir, protegen una obra en sí misma, independiente de si fue fijada en soporte digital o analógico. A saber: “Es indiferente si una obra está en formato digital por haber sido producida por medios computacionales (puesto que el computador es sólo una herramienta para la expresión de las ideas del autor) o si ha sido elaborada por medios tradicionales y luego transferida al formato digital (por ejemplo, mediante el escaneo de una imagen).”

 

Confiamos en que este artículo sea de utilidad e invitamos a clientes y creadores de obra gráfica o visual a tener más cuidado al momento de negociar un producto de esta naturaleza, evitando cualquier problema que pueda atribuirse a ignorancia o desinformación.