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Abr
30
Grafiscopio
El brief creativo: qué es y para qué sirve
Cliente, Metodológico, Negociación
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Ya hemos tratado una serie de documentos básicos para el ejercicio profesional, a saber:

Hoy estudiaremos uno tan importante como aquellos: el brief creativo.

1) QUÉ ES UN BRIEF

Según el Merriam-Webster (equivalente anglosajón a nuestro diccionario RAE), briefing (de brief, vocablo que significa “breve”) es el acto o instancia de entregar información esencial o instrucciones precisas. El brief creativo es eso: un resumen escrito y sucinto donde el cliente detalla información sobre el proyecto para el cual convoca al diseñador o creativo. ¿Su importancia?: permite acotar exactamente qué hacer y cuántos recursos invertir, ergo cómo presupuestar el trabajo. Ningún proyecto creativo por encargo debería empezar sin un brief. Por ello se define durante o inmediatamente después de la primera reunión con cliente.

2) PERFIL DE LA COMPAÑÍA

Lo primero es conocer para quién estamos trabajando, tanto en un nivel práctico (su sector, productos, servicios, qué lo distingue efectiva o idealmente de la competencia) como en uno más filosófico (principios, identidad, aspiraciones, visión), y de esta manera ofrecerle una solución de Diseño a la medida, no genérica e inútil.

3) OBJETIVOS Y ALCANCE

¿Qué busca este proyecto? El cliente debe estar en condiciones de explicar el motivo para contar con nuestros servicios: ¿Quiere entrar al mercado, distinguirse de la competencia, rediseñar su imagen, conseguir más consumidores (o fidelizar a los cautivos), obtener información de su audiencia? Ten en cuenta que el cliente no siempre tendrá claro el objetivo del proyecto. El brief debería ayudarle a aclarar o “aterrizarlo”.

4) PRESUPUESTO Y PLAZOS

Este artículo de WebDesignerDepot advierte que por lo general el cliente evita revelar presupuesto, pues podría tentar al diseñador a cobrar más caro. Sin embargo, es importante explicarle el beneficio de crear una solución acorde a sus necesidades de todo orden, incluido el financiero. Aunque sea una cifra aproximada, es mejor que ninguna.

Los plazos son otra clave. Un proyecto debe estipular en forma clara -y realista!- cuánto tomará su ejecución y a qué fecha de entrega ceñirse. A menudo el cliente subestima el tiempo necesario para crear un diseño, y el diseñador sobreestima su capacidad (o velocidad) para realizarlo. Averigua bien el margen de flexibilidad de una entrega y si estás en condiciones de cumplir con el deadline.

5) SEGMENTO

Clear Design (UK) aporta un valioso artículo dirigido específicamente al cliente, donde trata el tema del brief y el target audience (público objetivo). Según aquel, tu cliente debería explicar quién y cómo es su consumidor tipo (edad, sexo, ingresos, ocupación, ubicación, palabras clave para definirlo) y si el proyecto aspira a consolidar a ese consumidor o ampliarse a nuevos mercados.

6) CANALES DE COMUNICACIÓN

¿Cómo será publicado y difundido el proyecto?, ¿Qué tipo de adaptaciones podría requerir la pieza gráfica?:

¿Medio digital? (sitio web oficial, Newsletter o mailing, redes sociales)
¿Medio impreso? (Insertos en prensa escrita, revistas, volantes, afiche, letrero, punto de venta, chapas, etc.)
¿Medio textil? (bolsas, camisetas, gorras, uniforme o disfraz, etc)
¿Televisión?

Esto no solo determina el modo en que enfrentas el diseño para que funcione en múltiples formatos, sino que determina la tarifa, por concepto de derechos patrimoniales (específicamente, el de adaptación o modificación)

7) MATERIAL PROPIO Y REFERENCIAS EXTERNAS

Solicita a tu cliente muestras o ejemplos de su gráfica interna o promocional e imagen corporativa (logotipo, papelería, folletería, uniforme del personal, etc) y algunos ejemplos de lo que tiene en mente, quiere conseguir o espera recibir. Así podrás llegar a una propuesta coherente o cumplir con sus expectativas funcionales y estéticas, evitando sorpresas.

8) RESTRICCIONES

Ya sea por motivos valóricos o subjetivos, un cliente podría rechazar abiertamente ciertos conceptos, imágenes, soluciones, colores, etc. Es fundamental que lo declare de antemano para evitar rechazos, correcciones o iteraciones. ¿No desea ninguna alusión a religión, política o lucro?, ¿Detestaría usar los colores de su competencia?, ¿Rechaza las animaciones interactivas? Cualquier cosa que implique un NO rotundo debería figurar en el brief.

9) LENGUAJE VISUAL

En relación a lo anterior, un brief debe dar cuenta del modo en que el cliente espera comunicarse con sus consumidores: si el proyecto debe llevar una impronta coloquial o formal, delicada o agresiva (no en el sentido de violencia, sino “sin rodeos“), espiritual o práctica (incluso frívola), emocional o racional.

10) REPRESENTACIÓN COLECTIVA

A veces una sola persona no tiene un cuadro claro o completo sobre su empresa, aunque ocupe un alto cargo. Por ello es bueno que el brief sea sometido a evaluación, aporte y resumen de todos quienes tengan opinión o participación en el proyecto. Esto también evita correcciones sucesivas al diseño, producto de opiniones contradictorias entre los miembros de un directorio.

Oct
30
Grafiscopio
Cómo elaborar cotización formal por servicios gráficos
Cotización, Metodológico, Negociación
36
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“¿Me puedes enviar cotización?”. Esta es una de las preguntas más frecuentes y complicadas en el ejercicio independiente de profesiones artísticas, sobre todo para quienes desconocen el valor de su trabajo y deben responderla con urgencia, por lo que terminan enviando un simple número que, aparte de poco serio, no refleja en absoluto el contexto, alcances y condiciones asociadas a una determinada tarifa. En suma, el proveedor queda en pésima posición para negociar, pues más de algún cliente podría aprovecharse de tal desconocimiento o pensar que la cifra es un total que abarca bocetos, modificaciones sin límite, etc. Para evitar errores vamos a estudiar la anatomía de una cotización formal y pondremos a disposición de nuestros lectores un documento editable (al final del texto).

QUÉ DEBE INCLUIR UNA COTIZACIÓN O PRESUPUESTO

1) Datos de contacto

En el extremo superior izquierdo del documento deben figurar en orden descendente: nombre completo del proveedor de servicios gráficos (o sea tú), profesión, ciudad, país, teléfono (con código de país y/o ciudad), código ZIP de tu oficina o lugar de trabajo (si va dirigida a clientes extranjeros. Puedes averiguar el tuyo mediante el sitio de Correos Chile), link a tu portafolio y dirección e-mail. Si tienes un logotipo o ícono personal o corporativo, puedes incluirlo arriba de toda esta información, siempre que sea discreto y pequeño. (Nota: el RUT no es necesario, por tratarse de un dato muy personal)

La función de tus datos es facilitar la identificación y procedencia del documento una vez que se imprima o circule fuera del servidor mail.

2) Fecha de emisión de cotización

En el extremo superior derecho anota el día, mes y año en que envías la cotización. P. ej.: “Martes 30 de octubre, 2012”. Este dato es fundamental para dejar constancia de su emisión y, como veremos más adelante, su vigencia.

 3) Título principal

Es una breve descripción -máximo 2 líneas- para dar contexto a la cotización: a qué proyecto y cliente se refiere. P. ej.: “Cotización ilustración proyecto etiqueta botella Coca-Cola”.

 4) Detalle

Es un breve bloque de texto que complementa al título y describe:

  • Las tareas o prestaciones que se realizarán, y sus respectivas tarifas. Para saber cómo presupuestar un proyecto, revisa nuestro artículo.
  • Las aplicaciones específicas que permites por la tarifa propuesta, en tu calidad de titular de derechos de autor.

NOTA:

JAMÁS se extiende una cotización ni se proponen tarifas sin antes conocer los fines o usos específicos que cliente dará a tu obra. De lo contrario, estás “firmando un cheque en blanco”. Por ello es importante que antes de preparar una cotización preguntes a tu cliente dónde, cómo, para qué y por cuánto tiempo será usada tu creación o producto.

 5) Plazos

Toda cotización debe incluir un plazo estimado para desarrollo de etapas y entrega final. Un cliente necesita saber qué está pagando y cuándo podrá ver la obra terminada. Si puede comprenderlo, estará más dispuesto a financiarla. Además, entre las variables que definen la calidad de un servicio está la prontitud. Si ofreces una buena solución de diseño en menos tiempo que el resto de tus pares, te vuelves más competitivo, ergo preferible. Por último, especificar fechas es también útil para ti, pues reduce la chance de que un proyecto se extienda innecesariamente.

Algunos profesionales incorporan a la cotización una carta Gantt, o diagrama cronológico que describe tareas, cuánto tomará hacerlas y cuáles pueden hacerse en forma paralela, para ganar tiempo. La ventaja de este gráfico es que permite programar rigurosamente el proyecto y da a cliente una perspectiva confiable sobre su desarrollo (algo que además te evita reclamos del tipo: «¿cómo sé que efectivamente trabajaste X horas?»)

6) Cobros adicionales

  • Bocetos: indicar tarifa y número máximo de diagramas o bocetos que definirán la obra final
  • Correcciones: indicar tarifa y número máximo de instancias de corrección posteriores a obra terminada.
  • Gastos asociados a cumplimiento de labores: indicar tarifa por gastos de traslación (movilización propia o transporte aéreo, terrestre o marítimo) y/u hospedaje, cuando sea necesario. Así mismo y de ser preciso, advertir que tarifas se refieren exclusivamente a la ejecución de una tarea o diseño, y no comprenden arriendo de estudios fotográficos, contratación de personal, ni compra de insumos o materiales. Otra opción es indicar que dichos gastos corren por cuenta de cliente

7) Forma de pago

Señalar que el pago por servicios gráficos -expresado en UF (Chile) o monto LÍQUIDO (extranjero)- se divide en 2 etapas:

  • Adelanto de al menos 30% de tarifa total antes de iniciar labores.
  • Pago del resto a contra-entrega (es decir, una vez que entregues el trabajo terminado) o en un plazo no superior a 30 o 60 días (dependiendo de la magnitud de la tarea).

NOTA: es MUY importante que tanto una cotización como un contrato especifiquen fechas de pago, de lo contrario queda abierto un flanco para retrasos.

8) Contrato

Para proyectos de cierta envergadura conviene indicar que trabajas con Contrato de Prestación de Servicios Profesionales a Honorarios, donde quedarán estipuladas formalmente las condiciones mencionadas en cotización, más los detalles sobre Propiedad Intelectual (y otros específicos de cada proyecto). Nunca está de más recalcar que Cotización y Contrato son documentos distintos, aunque complementarios, pero aquella no reemplaza de ningún modo a este último.

9) Vigencia

Dado que el paso del tiempo produce variaciones o depreciación en cualquier tarifa, una cotización debe tener vigencia limitada y estipulada con claridad. P. ej.: “La presente cotización tendrá una vigencia de 2 semanas contadas a partir de la fecha en que fue emitida”. De este modo, cuando un cliente tarda más del tiempo señalado en tomar una decisión, corresponde emitir una nueva cotización con tarifas actualizadas y/o reajustadas.

10) Cierre

La norma es cerrar una cotización tal como finaliza una carta: “Atte., Juan Pérez, Diseñador Gráfico”. También se recomienda agregar una línea en el extremo inferior de la última página, que mencione a tu contacto en la empresa que solicita tus servicios. P. ej.: “se extiende esta cotización a petición de Pedro González, Agencia XYZ”. Aparte de una convención de cortesía, el objeto de este punto es designar un contacto, alguien a cargo de la negociación por si el documento se “traspapela” y te preguntan con quién hablaste, como suele ocurrir en empresas grandes con múltiples departamentos o jefaturas.

11) Extensión

En la medida de lo posible, limitar cotizaciones a un máximo de 2 carillas (tamaño carta), para facilitar su lectura e impresión. No es recomendable extenderse demasiado en descripciones o condiciones que luego se detallarán en Contrato. Después de todo, y por formal que sea, una cotización no garantiza que el cliente nos asigne la tarea, por lo que debemos ser precisos y concisos.

Confiamos en que esta información sea de utilidad al momento de cobrar por tu primer o próximo encargo. Puedes descargar nuestro modelo de Cotización Formal desde estos links:

Ago
13
Grafiscopio
Qué se siente ser un freelancer
Debate, Editorial, Metodológico
2
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“Hola, ¿Puedes dibujarme un perrito por 5 dólares?… Lo siento, no es lo que yo imaginaba, así que no te pagaré”. Este sencillo y pintoresco video realizado por el proyecto estadounidense dontgetscrewedover.com muestra un experimento social donde gente común es sometida a condiciones habituales del trabajo independiente: tratos de palabra, instrucciones poco claras y cambio en las reglas del juego. Al principio todos aceptan felices la tarea y recompensa, pero luego la sonrisa desaparece cuando se les niega el pago.

“Don’t get screwed over” (en castellano: “no dejes que te jodan”), es una interesante propuesta que busca enfatizar la importancia de contar con acuerdos escriturados -que garanticen recibir el pago acordado- a la hora de negociar como freelancer (y antes de empezar cualquier tarea). Así lo explican en su página; y para lograr dicho objetivo presentan Docracy: un instrumento gratuito, de código abierto (open-source) que busca generar documentos legales en forma colaborativa, es decir, que usuarios -diseñadores, abogados, lectores, etc.- participen, editen y completen diversos tipos de contratos (para freelancers, empleados, startups, compra-venta inmobiliaria, Poder legal, etc). Ignoramos la validez de estos documentos fuera de EEUU, pero les invitamos a revisarlos, y por cierto nos sorprende gratamente el ingenio de un proyecto colaborativo así de útil.

Para más información, visita: