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Ene
12
Grafiscopio
Los 5 documentos para negociar proyectos
Cliente, Metodológico, Negociación
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A lo largo de varios años en funciones (2012 hasta el presente), Grafiscopio ha aportado recursos para formalizar el desempeño profesional, reduciendo así la posibilidad de que sigan ocurriendo prácticas irregulares derivadas de negociaciones informales. Entre otro material hemos publicado una serie de documentos imprescindibles para negociar cualquier proyecto del área creativa. Este artículo recopila los 5 principales (descargables y editables), para consulta rápida:

  1. CONTRATO TIPO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES A HONORARIOS (*): fija condiciones por escrito y define el tipo de tarea, forma y fecha de pago, derechos intelectuales asociados, limita número de ajustes. Revisado por abogado especialista en Propiedad Intelectual.
  2. ORDEN DE COMPRA (OC): de utilidad para ciertas áreas o proyectos. Documento con validez legal y vinculante. Advertencia: no reemplaza al contrato.
  3. COTIZACIÓN O PRESUPUESTO FORMAL: para desglosar el cobro por servicios profesionales creativos asociados a un determinado proyecto.
  4. CARTA GANTT: para programar el desarrollo de un proyecto
  5. BRIEF CREATIVO: define exactamente qué necesita el cliente o en qué consiste un proyecto, permitiendo proponer tarifa adecuada y administrar correctamente los recursos asociados.
Recuerda que SIEMPRE será preferible poner por escrito las condiciones en que va a desarrollarse un proyecto, ya que esto previene interpretaciones arbitrarias y garantiza que ambas partes (cliente y prestador de servicios profesionales) jueguen sobre un tablero transparente y bien definido.

Si consideras que esta información ha sido de utilidad, por favor ayúdanos a difundirla para que la negociación en estos términos sea norma y no excepción.

(*) No confundir con Contrato Individual de Trabajo

 

Ene
7
Grafiscopio
Carta Gantt: para qué sirve y cómo hacerla
Metodológico, Negociación, Uncategorized
10
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En proyectos de cierta magnitud o relevancia, un proveedor de servicios creativos debería ser capaz de entregar a cliente al menos 3 documentos que garanticen una negociación formal y rigurosa: cotización (o presupuesto formal), contrato y el que veremos hoy: la carta Gantt (o diagrama de Gantt).

1) ¿PARA QUÉ SIRVE UNA CARTA GANTT?

“El diagrama de Gantt es una herramienta que se emplea para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado de tiempo. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones a realizar, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto. Reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto y la fecha de finalización prevista.” (Fuente: OBS Business School)

Así, por medio de la carta Gantt, cliente (o inversionista) y proveedor pueden hacerse una idea clara de los recursos involucrados en un proyecto (tiempo, actividades, presupuestos) y su correcta administración. Por el contrario, quienes no aplican este instrumento tienden a trabajar en forma desordenada, poco eficiente (recargando la jornada para tratar de ser más productivos, gastando tiempo o material) o bien lineal (ejecutando una tarea tras otra) en vez de hacer simultáneamente (o en paralelo) aquellas que es posible coordinar o delegar, como vimos en un artículo anterior. Y de paso generan inquietud en el cliente, pues este ignora a qué paso marcha el proyecto, o por qué tarda o vale tanto. Si puedes explicar mediante un desglose detallado las labores a realizar dentro del plazo disponible, tu cliente estará mucho más dispuesto a confiarte el proyecto y financiarlo sin objeciones.

2) ¿EN QUÉ CONSISTE UNA CARTA GANTT?

“Básicamente el diagrama está compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario la duración de cada una de ellas.” (Fuente: Wikipedia)

Un ejemplo básico de carta Gantt sería este (click sobre la imagen para ampliar):

modelo-carta-gantt-color

3) ¿EXISTE UNA PLANTILLA PARA CREAR CARTAS GANTT?

Excel (parte del paquete Microsoft Office) es el software estándar para creación de cartas Gantt. Puedes aprender a hacer una paso a paso aquí (imagen) o aquí (video). También puedes descargar y usar las plantillas gratuitas que ofrece Google Drive.

4) ¿CÓMO SE ARMA UNA CARTA GANTT?

a) En primer lugar es bueno detallar las características del proyecto (cliente, profesional a cargo, fecha de inicio y término), idealmente en recuadro aparte y/o al comienzo del documento.

b) A continuación se indican los días hábiles específicos y semanas -es decir el tiempo que tomará el proyecto- en el eje horizontal de la carta, descontando los eventuales feriados y fines de semana.

c) En el eje vertical en cambio anotaremos las actividades y/o tareas involucradas en el proyecto, el profesional o funcionario a cargo de realizarla y la duración estimada. Las tareas son subconjuntos de las actividades (p. ej., la actividad “crear vestido” se subdivide en las sigtes. tareas: comprar tela, cortar tela, coser tela) y en ciertos casos conviene desglosarlas para administrar su ejecución de la forma más clara posible, sobre todo cuando serán realizadas por personas distintas.

d) Donde se cruzan los ejes vertical y horizontal tenemos nuestro calendario, cuyas celdas deben ser coloreadas de modo correspondiente al día(s) en que se ejecutará la actividad. Algunas actividades serán efectuadas simultáneamente, mientras que otras solo pueden comenzar si la anterior está lista. Para diferenciar actividades de tareas, o para distinguir a cada ejecutante (en proyectos donde participan varios), se puede recurrir a colores o letras distintos. Al momento de programar el proyecto y colorear las celdas es muy importante calcular tiempos realistas más que deseables. También es bueno considerar inconvenientes o situaciones de fuerza mayor, dejando al menos un par de días libres para cubrir dicha posibilidad sin afectar el deadline (fecha de entrega).

5) CONSIDERACIONES FINALES

El objetivo último de la carta Gantt es facilitar, medir y emplear de modo eficiente un recurso inmaterial pero clave para cualquier trabajo: el tiempo, que como dice la frase es dinero, por lo cual debe negociarse y cobrarse, y también ha de ser ahorrado o invertido con inteligencia. La Gantt es tan solo un instrumento para tal efecto, pero no suple la importancia de saber administrar el tiempo y cómo hacerlo. Para ello te recomendamos leer este y este artículo que publicamos previamente, y también uno muy interesante sobre las dos grandes leyes de la productividad. Así, el manejo de dicho recurso pasará a ser una filosofía de vida en vez de una simple técnica.

Jul
31
Grafiscopio
La importancia de administrar el tiempo II
Editorial, Metodológico
5
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Por Gonzalo Pérez Dalannays (37)
Ingeniero Civil Eléctrico y desarrollador tecnológico para EEUU y China.

Continuando con el artículo previo, hoy presentamos algunas técnicas prácticas para aprovechar mejor nuestro tiempo, cumpliendo con nuestros compromisos de trabajo en forma profesional, más rápido, y ganando tiempo libre. El resultado final es una mayor productividad, o sea poder tomar más trabajos, cobrar mejores precios por entregas más rápidas, y obtener más tiempo para nosotros mismos.

Cuando queremos que nuestro dinero rinda más, normalmente hacemos una lista de gastos, identificamos cuáles son innecesarios, cuáles podemos pagar más barato, etc. Con el tiempo es lo mismo: primero hacemos una lista de tareas habituales, y medimos cuánto tardamos en hacerlas. Luego identificamos qué hábitos podemos eliminar, o qué actividades podemos hacer más rápido, etc.

Debemos aceptar dos diferencias entre ordenar nuestro tiempo y dinero: La primera es que el dinero se puede ahorrar, pero el tiempo se usa o se pierde, no se puede guardar. La segunda es que con el dinero sólo podemos pagar una cosa a la vez, pero podemos usar el mismo tiempo para hacer varias tareas a la vez.

Ahora vamos a las técnicas:

1) Medir nuestros tiempos

Antes de pensar en mejorar nuestro uso del tiempo, tenemos que medir cuánto gastamos en nuestras actividades normales. Existen muchos métodos. Quizás el más fácil es usar una agenda, y anotar cada 30 minutos lo que sea que estemos haciendo, durante un día o una semana dependiendo de nuestra rutina. Puede parecer tedioso al principio, pero los resultados son sorprendentes.

Existe una variedad de malos hábitos que nos roban tiempo: Facebook, teléfono, locomoción, etc.  Son actividades que nos roban una cantidad de tiempo invisible en un día, pero importante en el largo plazo. Por ejemplo, los chilenos gastamos en promedio unas 25 horas mensuales en redes sociales, o bien unas 300 horas al año.  Ya que pasamos despiertos unas 16 horas al día, estamos perdiendo casi 19 días al año en redes sociales.  En ese mismo tiempo otras personas salieron de vacaciones, bajaron varios kilos en el gimnasio, leyeron varios libros, o ya facturaron un proyecto.

2) Hacer listas de tareas diarias

Está demostrado que nuestro cerebro tiene una capacidad limitada de retener información a corto plazo, y mucho menor a largo plazo.  Para muchos, memorizar una lista de 10 cosas por 15 minutos ya es bastante difícil. Una lista es el método más básico para administración de tiempo.  Cualquier formato sirve: el celular, computador, agenda o un simple papel. Una lista eficaz tiene tareas bien específicas, está ordenada según prioridades, y podemos estimar que un día es suficiente para poder cumplir con todas.

3) Planificar

Planificar consiste en ordenar el inicio y final de cada tarea, aprovechando la posibilidad de hacer varias tareas al mismo tiempo.
El resultado es coordinar nuestras actividades de forma óptima, cumpliendo con todas en el menor tiempo posible. Las Cartas Gantt (CG) son la herramienta más simple y conocida para esto. Consisten en una lista de tareas, con una barra horizontal junto a cada una, donde el largo representa su duración. Cada tarea se convierte en una barra que podemos ubicar como queramos, ordenar según una secuencia, o empezar simultáneamente.

EJEMPLO: PREPARAR CAFÉ

 

Para tener una visión panorámica de nuestras actividades, las CGs pueden cubrir cualquier duración de tiempo, e incluir nuestras actividades, plazos de proveedores o clientes. Existe una gran cantidad de programas y aplicaciones online para hacer CG (ejemplo: Gantter.com), desde simples tablas en blanco, hasta programas que ordenan las tareas en forma automática. En todo caso, ninguno hará magia por nosotros, y el resultado final siempre va a depender de nuestro criterio y voluntad.

4) Multi-tasking

Multitasking es una palabra en inglés que significa realizar varias tareas simultáneas. Las personas que adoptan este hábito se mantienen mentalmente más lúcidas, aprenden a ser más organizadas, cuentan con más tiempo, y tienen la percepción de que hacen mucho con poco esfuerzo. Obviamente no se trata de convertirnos en orquesta de un solo músico, sino de adoptar gradualmente el hábito de hacer siempre más de una tarea al mismo tiempo, decidir con antelación cuándo hay que delegar, o identificar tareas repetitivas que podamos automatizar con ayuda de software, máquinas, etc.

Conclusiones

Administrar el tiempo equivale a crear tiempo, de la misma forma que reducir gastos equivale a aumentar ingresos.  Existen herramientas sencillas y hábitos que nos ayudarán a producir más -o descansar más si se quiere, aumentar nuestros ingresos al poder tomar más trabajos, y mejorar nuestra imagen profesional ante clientes y empleadores.