Por Gonzalo Pérez Dalannays (37)
Ingeniero Civil Eléctrico y desarrollador tecnológico para EEUU y China.
Continuando con el artículo previo, hoy presentamos algunas técnicas prácticas para aprovechar mejor nuestro tiempo, cumpliendo con nuestros compromisos de trabajo en forma profesional, más rápido, y ganando tiempo libre. El resultado final es una mayor productividad, o sea poder tomar más trabajos, cobrar mejores precios por entregas más rápidas, y obtener más tiempo para nosotros mismos.
Cuando queremos que nuestro dinero rinda más, normalmente hacemos una lista de gastos, identificamos cuáles son innecesarios, cuáles podemos pagar más barato, etc. Con el tiempo es lo mismo: primero hacemos una lista de tareas habituales, y medimos cuánto tardamos en hacerlas. Luego identificamos qué hábitos podemos eliminar, o qué actividades podemos hacer más rápido, etc.
Debemos aceptar dos diferencias entre ordenar nuestro tiempo y dinero: La primera es que el dinero se puede ahorrar, pero el tiempo se usa o se pierde, no se puede guardar. La segunda es que con el dinero sólo podemos pagar una cosa a la vez, pero podemos usar el mismo tiempo para hacer varias tareas a la vez.
Ahora vamos a las técnicas:
1) Medir nuestros tiempos
Antes de pensar en mejorar nuestro uso del tiempo, tenemos que medir cuánto gastamos en nuestras actividades normales. Existen muchos métodos. Quizás el más fácil es usar una agenda, y anotar cada 30 minutos lo que sea que estemos haciendo, durante un día o una semana dependiendo de nuestra rutina. Puede parecer tedioso al principio, pero los resultados son sorprendentes.
Existe una variedad de malos hábitos que nos roban tiempo: Facebook, teléfono, locomoción, etc. Son actividades que nos roban una cantidad de tiempo invisible en un día, pero importante en el largo plazo. Por ejemplo, los chilenos gastamos en promedio unas 25 horas mensuales en redes sociales, o bien unas 300 horas al año. Ya que pasamos despiertos unas 16 horas al día, estamos perdiendo casi 19 días al año en redes sociales. En ese mismo tiempo otras personas salieron de vacaciones, bajaron varios kilos en el gimnasio, leyeron varios libros, o ya facturaron un proyecto.
2) Hacer listas de tareas diarias
Está demostrado que nuestro cerebro tiene una capacidad limitada de retener información a corto plazo, y mucho menor a largo plazo. Para muchos, memorizar una lista de 10 cosas por 15 minutos ya es bastante difícil. Una lista es el método más básico para administración de tiempo. Cualquier formato sirve: el celular, computador, agenda o un simple papel. Una lista eficaz tiene tareas bien específicas, está ordenada según prioridades, y podemos estimar que un día es suficiente para poder cumplir con todas.
3) Planificar
Planificar consiste en ordenar el inicio y final de cada tarea, aprovechando la posibilidad de hacer varias tareas al mismo tiempo.
El resultado es coordinar nuestras actividades de forma óptima, cumpliendo con todas en el menor tiempo posible. Las Cartas Gantt (CG) son la herramienta más simple y conocida para esto. Consisten en una lista de tareas, con una barra horizontal junto a cada una, donde el largo representa su duración. Cada tarea se convierte en una barra que podemos ubicar como queramos, ordenar según una secuencia, o empezar simultáneamente.
EJEMPLO: PREPARAR CAFÉ
Para tener una visión panorámica de nuestras actividades, las CGs pueden cubrir cualquier duración de tiempo, e incluir nuestras actividades, plazos de proveedores o clientes. Existe una gran cantidad de programas y aplicaciones online para hacer CG (ejemplo: Gantter.com), desde simples tablas en blanco, hasta programas que ordenan las tareas en forma automática. En todo caso, ninguno hará magia por nosotros, y el resultado final siempre va a depender de nuestro criterio y voluntad.
4) Multi-tasking
Multitasking es una palabra en inglés que significa realizar varias tareas simultáneas. Las personas que adoptan este hábito se mantienen mentalmente más lúcidas, aprenden a ser más organizadas, cuentan con más tiempo, y tienen la percepción de que hacen mucho con poco esfuerzo. Obviamente no se trata de convertirnos en orquesta de un solo músico, sino de adoptar gradualmente el hábito de hacer siempre más de una tarea al mismo tiempo, decidir con antelación cuándo hay que delegar, o identificar tareas repetitivas que podamos automatizar con ayuda de software, máquinas, etc.
Conclusiones
Administrar el tiempo equivale a crear tiempo, de la misma forma que reducir gastos equivale a aumentar ingresos. Existen herramientas sencillas y hábitos que nos ayudarán a producir más -o descansar más si se quiere, aumentar nuestros ingresos al poder tomar más trabajos, y mejorar nuestra imagen profesional ante clientes y empleadores.
