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Oct
30
Grafiscopio
Cómo elaborar cotización formal por servicios gráficos
Cotización, Metodológico, Negociación
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“¿Me puedes enviar cotización?”. Esta es una de las preguntas más frecuentes y complicadas en el ejercicio independiente de profesiones artísticas, sobre todo para quienes desconocen el valor de su trabajo y deben responderla con urgencia, por lo que terminan enviando un simple número que, aparte de poco serio, no refleja en absoluto el contexto, alcances y condiciones asociadas a una determinada tarifa. En suma, el proveedor queda en pésima posición para negociar, pues más de algún cliente podría aprovecharse de tal desconocimiento o pensar que la cifra es un total que abarca bocetos, modificaciones sin límite, etc. Para evitar errores vamos a estudiar la anatomía de una cotización formal y pondremos a disposición de nuestros lectores un documento editable (al final del texto).

QUÉ DEBE INCLUIR UNA COTIZACIÓN O PRESUPUESTO

1) Datos de contacto

En el extremo superior izquierdo del documento deben figurar en orden descendente: nombre completo del proveedor de servicios gráficos (o sea tú), profesión, ciudad, país, teléfono (con código de país y/o ciudad), código ZIP de tu oficina o lugar de trabajo (si va dirigida a clientes extranjeros. Puedes averiguar el tuyo mediante el sitio de Correos Chile), link a tu portafolio y dirección e-mail. Si tienes un logotipo o ícono personal o corporativo, puedes incluirlo arriba de toda esta información, siempre que sea discreto y pequeño. (Nota: el RUT no es necesario, por tratarse de un dato muy personal)

La función de tus datos es facilitar la identificación y procedencia del documento una vez que se imprima o circule fuera del servidor mail.

2) Fecha de emisión de cotización

En el extremo superior derecho anota el día, mes y año en que envías la cotización. P. ej.: “Martes 30 de octubre, 2012”. Este dato es fundamental para dejar constancia de su emisión y, como veremos más adelante, su vigencia.

 3) Título principal

Es una breve descripción -máximo 2 líneas- para dar contexto a la cotización: a qué proyecto y cliente se refiere. P. ej.: “Cotización ilustración proyecto etiqueta botella Coca-Cola”.

 4) Detalle

Es un breve bloque de texto que complementa al título y describe:

  • Las tareas o prestaciones que se realizarán, y sus respectivas tarifas. Para saber cómo presupuestar un proyecto, revisa nuestro artículo.
  • Las aplicaciones específicas que permites por la tarifa propuesta, en tu calidad de titular de derechos de autor.

NOTA:

JAMÁS se extiende una cotización ni se proponen tarifas sin antes conocer los fines o usos específicos que cliente dará a tu obra. De lo contrario, estás “firmando un cheque en blanco”. Por ello es importante que antes de preparar una cotización preguntes a tu cliente dónde, cómo, para qué y por cuánto tiempo será usada tu creación o producto.

 5) Plazos

Toda cotización debe incluir un plazo estimado para desarrollo de etapas y entrega final. Un cliente necesita saber qué está pagando y cuándo podrá ver la obra terminada. Si puede comprenderlo, estará más dispuesto a financiarla. Además, entre las variables que definen la calidad de un servicio está la prontitud. Si ofreces una buena solución de diseño en menos tiempo que el resto de tus pares, te vuelves más competitivo, ergo preferible. Por último, especificar fechas es también útil para ti, pues reduce la chance de que un proyecto se extienda innecesariamente.

Algunos profesionales incorporan a la cotización una carta Gantt, o diagrama cronológico que describe tareas, cuánto tomará hacerlas y cuáles pueden hacerse en forma paralela, para ganar tiempo. La ventaja de este gráfico es que permite programar rigurosamente el proyecto y da a cliente una perspectiva confiable sobre su desarrollo (algo que además te evita reclamos del tipo: «¿cómo sé que efectivamente trabajaste X horas?»)

6) Cobros adicionales

  • Bocetos: indicar tarifa y número máximo de diagramas o bocetos que definirán la obra final
  • Correcciones: indicar tarifa y número máximo de instancias de corrección posteriores a obra terminada.
  • Gastos asociados a cumplimiento de labores: indicar tarifa por gastos de traslación (movilización propia o transporte aéreo, terrestre o marítimo) y/u hospedaje, cuando sea necesario. Así mismo y de ser preciso, advertir que tarifas se refieren exclusivamente a la ejecución de una tarea o diseño, y no comprenden arriendo de estudios fotográficos, contratación de personal, ni compra de insumos o materiales. Otra opción es indicar que dichos gastos corren por cuenta de cliente

7) Forma de pago

Señalar que el pago por servicios gráficos -expresado en UF (Chile) o monto LÍQUIDO (extranjero)- se divide en 2 etapas:

  • Adelanto de al menos 30% de tarifa total antes de iniciar labores.
  • Pago del resto a contra-entrega (es decir, una vez que entregues el trabajo terminado) o en un plazo no superior a 30 o 60 días (dependiendo de la magnitud de la tarea).

NOTA: es MUY importante que tanto una cotización como un contrato especifiquen fechas de pago, de lo contrario queda abierto un flanco para retrasos.

8) Contrato

Para proyectos de cierta envergadura conviene indicar que trabajas con Contrato de Prestación de Servicios Profesionales a Honorarios, donde quedarán estipuladas formalmente las condiciones mencionadas en cotización, más los detalles sobre Propiedad Intelectual (y otros específicos de cada proyecto). Nunca está de más recalcar que Cotización y Contrato son documentos distintos, aunque complementarios, pero aquella no reemplaza de ningún modo a este último.

9) Vigencia

Dado que el paso del tiempo produce variaciones o depreciación en cualquier tarifa, una cotización debe tener vigencia limitada y estipulada con claridad. P. ej.: “La presente cotización tendrá una vigencia de 2 semanas contadas a partir de la fecha en que fue emitida”. De este modo, cuando un cliente tarda más del tiempo señalado en tomar una decisión, corresponde emitir una nueva cotización con tarifas actualizadas y/o reajustadas.

10) Cierre

La norma es cerrar una cotización tal como finaliza una carta: “Atte., Juan Pérez, Diseñador Gráfico”. También se recomienda agregar una línea en el extremo inferior de la última página, que mencione a tu contacto en la empresa que solicita tus servicios. P. ej.: “se extiende esta cotización a petición de Pedro González, Agencia XYZ”. Aparte de una convención de cortesía, el objeto de este punto es designar un contacto, alguien a cargo de la negociación por si el documento se “traspapela” y te preguntan con quién hablaste, como suele ocurrir en empresas grandes con múltiples departamentos o jefaturas.

11) Extensión

En la medida de lo posible, limitar cotizaciones a un máximo de 2 carillas (tamaño carta), para facilitar su lectura e impresión. No es recomendable extenderse demasiado en descripciones o condiciones que luego se detallarán en Contrato. Después de todo, y por formal que sea, una cotización no garantiza que el cliente nos asigne la tarea, por lo que debemos ser precisos y concisos.

Confiamos en que esta información sea de utilidad al momento de cobrar por tu primer o próximo encargo. Puedes descargar nuestro modelo de Cotización Formal desde estos links:

Ago
18
Grafiscopio
Variables que determinan una cotización
Comercial, Cotización, Negociación
2
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¿Te piden una cotización y simplemente cobras en base al tiempo o esfuerzo que te toma hacer una obra? Pregunta a cliente por las características y alcance del encargo, ya que esto determina la tarifa. Además, cualquier uso en condiciones no pactadas o no autorizadas (aplicaciones, número de ejemplares, territorio, plazos, etc) constituye infracción al Derecho de Autor, y la idea es evitarles a ambos dolores de cabeza.

Hay quienes dicen: “es que si explico a cliente los factores que inciden en una cotización, capaz que se espante”. La pregunta es: ¿Quieres cobrar y que te paguen lo que realmente vale tu trabajo? Entonces hagamos que una cotización formal se convierta en regla y no en excepción.

Recuerda los 8 puntos que mencionamos y estudiamos detalladamente en este artículo.

May
31
Grafiscopio
Contrato tipo de prestación de servicios gráficos a honorarios
Legal, Metodológico, Negociación, Propiedad Intelectual
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En este artículo ponemos a disposición de nuestros lectores un modelo de contrato (o “contrato tipo”) de prestación de servicios gráficos y visuales. Antes de descargarlo, recomendamos leer lo que sigue:

Este documento permite formalizar, mediante escritura, la prestación de servicios a honorarios antes de iniciar cualquier tarea, y en él se estipulan detalladamente las condiciones de trabajo, además de aspectos legales como Propiedad Intelectual sobre la obra negociada. Por todo ello, es instrumento fundamental para garantizar una relación laboral seria, responsable y libre de reclamaciones una vez firmado. Ya hemos visto a qué se exponen cliente y/o agencia cuando no hay acuerdos formales con sus colaboradores externos. Por tanto, un contrato beneficia a ambas partes.

En la red no existía un instrumento como este, salvo la honrosa propuesta de Chris Leskovsek, diseñador y director de arte chileno, que tras haber sufrido las consecuencias de acuerdos informales tuvo la gentileza de elaborar un documento (2010) y ofrecerlo para descarga de cualquier lector. Considerando aquella iniciativa pionera, quisimos retomarla, completarla y reforzarla con una nueva propuesta revisada por abogado experto en la materia.

Si bien no es necesario escriturar todo tipo de trabajos gráficos, creemos imprescindible que esta herramienta se convierta en norma para negociar encargos relevantes, pues evitará imprevistos como retraso en los pagos, uso de la obra en aplicaciones no pactadas o cambio arbitrario de las condiciones de trabajo, que tan frecuentemente ocurren en negociaciones informales y afectan a proveedores de servicios gráficos. Huelga decir que ante un litigio, este documento será tu principal defensa, pues deja constancia escrita y firmada de lo acordado por ambas partes -proveedor y cliente- antes de empezar labores.

Los contratos no son documentos rígidos, sino susceptibles de adaptación. Al momento de negociar, clientes y proveedores pueden llegar a acuerdo para agregar, modificar o suprimir cláusulas hasta que ambas partes estén satisfechas con lo que firman. Lo importante es que quienes prestamos servicios gráficos o visuales sepamos cuáles puntos podemos transar y cuáles no.

Por su naturaleza, este contrato rige exclusivamente para aquellos casos donde la tarea otorgue al ejecutante cierta autonomía -independientes, freelancers-, y no exista subordinación o dependencia de un empleador (es decir, que no constituyan contrato individual de trabajo).

Conviene señalar que dada la gran diversidad de servicios gráficos o visuales, el modelo ofrecido intenta ser lo más genérico posible; ergo, dejamos a criterio y responsabilidad de cada quien adaptarlo según sus necesidades o tipo de trabajo (Para lo cual ofrecemos una versión “oficial” en formato .PDF y otra editable, en formato .DOC).

El anexo legal que figura en el documento está basado en la Ley Nº 17.336 de Propiedad Intelectual chilena, por tanto rige dentro de nuestro país. Recomendamos a todo lector extranjero que desee usarlo asesorarse con un abogado para hacer las adaptaciones pertinentes.

Las tarifas aparecen expresadas en UF (Unidad de Fomento chilena), con objeto de evitar la depreciación monetaria. Para conocer el valor actualizado de la UF y convertir tus tarifas a dicha unidad, puedes revisar el sitio del Banco Central de Chile.

Por último, comunicamos que nuestra propuesta de contrato (archivo .PDF) ha sido revisada, completada y aprobada por don Andrés Grunewaldt C., abogado y miembro del destacado Estudio Silva & Cía., especializados en Propiedad Intelectual y representantes en Chile de destacadas marcas como Facebook, Google y HBO, entre otras.

Nota: En cuanto al Anexo 2 (“Protección de la obra. Derechos de autor”), el abogado indica que fijar un plazo (cláusula segunda) es bastante relevante, ya que por ejemplo, en caso de estar frente a una campaña publicitaria, toda repetición que exceda el plazo fijado debiera generar ingresos adicionales al creador, según se señala en la cláusula cuarta. Por su parte, la cláusula tercera establece que no se pueden hacer modificaciones o adaptaciones a la obra sin autorización del titular de los derechos de autor.

ACTUALIZACIÓN (18-enero-2013): se agrega Anexo 4, con cláusulas sobre cancelación o interrupción de proyecto y correspondiente pago de kill fee, para beneficio de cliente y prestador de servicios gráficos o visuales.

LINKS DE DESCARGA CONTRATO TIPO PARA TRABAJOS GRÁFICOS Y VISUALES: